LU02.L01 - Eigene Prozesse beschreiben

• Start: Das Personalbüro kommt auf die Lernenden im 4. Lehrjahr zu und verlangt von Ihnen Bewerbungen für den Übertritt.
• Die Lernenden erstellen Zunächst einen Lebenslauf.
• Personalien werden in einem ersten Teil das in das CV übertragen.
• Lernende ergänzen ihre Berufserfahrungen.
• Lernende ergänzen beherrschende Sprachen.
• Lernende ergänzen Bild.
• Die Lernenden erstellen ein Motivationsschreiben.
• Lernende beschreiben, warum sie die Stelle möchten.
• Lernende beschreiben, warum sie für die Stelle geeignet sind.
• Die Lernenden lassen ihre Unterlagen der Personalabteilung zukommen.
• Die Personalabteilung prüft diese Unterlagen.
• Die Personalabteilung meldet sich bei dem Lernenden.
• Die Personalabteilung gibt Feedback zu der Bewerbung.
• Die Personalabteilung gibt eine Entscheidung, ob Lernenden zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen wird oder nicht.
• Personalabteilung koordiniert Bewerbungsgespräch mit Lernenden und Chef.
• Abteilungsleiter führt Bewerbungsgespräch mit Lernenden.
• Ende: Abteilungsleiter gibt eine Zu- oder Absage.

1. Versuchen Sie diesen Prozess zu beschreiben: Der Prozess, welcher meiner Meinung nach ineffizient ist, wäre die Softwarebestellung in unserem Unternehmen. Dabei geht es darum, dass jeder Mitarbeiter für jede Software eine Bestellung tätigen muss und diese dann von Vorgesetztem als auch vom Softwareverwalter akzeptiert werden muss.

1. Beachten Sie dabei, dass dieser Prozess einen Initiator und einen Endzustand braucht: Der Initiator ist der Mitarbeiter selbst, welcher eine neue Software für die Arbeit benötigt. Es ist die Pflicht des Mitarbeiters diese Software im Software-Tool zu bestellen. Der erwartete Endzustand wäre, dass der Mitarbeiter auf seinem persönlichen Gerät die Software installiert hat.
2. Des Weiteren braucht ein Prozess Inputs und generiert Outputs
3. Beachten Sie auch dass manche Outputs der Input für weitere Schritte sein können: Es ist ein sehr langer Prozess, bis die Software dann schlussendlich auf dem Gerät des Mitarbeiters ist. Wenn der Mitarbeiter eine neue Software benötigt, muss er sich ins Software-Bestell-Tool begeben und dort seine gewünschte Software suchen. Als Input dieser Bestellung werden seine persönlichen Daten und die Daten seines Gerätes benötigt. Er muss die Systemnummer von seinem Laptop angeben, damit die Software dann darauf installiert werden kann.Nachdem der Mitarbeiter seine Bestellung abgeschickt hat muss diese zweimal akzeptiert werden, einmal von seinem Vorgesetzten, da dieser entscheiden muss, ob diese Software benötigt wird, als auch vom Softwareverantwortlichen selbst. Wenn beide akzeptiert haben, kann die Installation der Software eigentlich beginnen.Wenn der ganze Installationsprozess durch ist, hat der Prozess den Endzustand erreicht.

In unserer Schule wurde vor kurzem ein neues Absenzensystem eingeführt. Früher musste man seine Absenz in einem kleinen Büchlein seine Lehrmeister und Eltern unterschreiben lassen und dann bei der Schulleitung abgeben. Dies war sehr zeitintensiv und mühsam.

Im neuen System muss man nur noch im Browser/Internet eintragen, wenn man abwesend war und dann wird automatisch ein Mail an die anderen involvierten Stellen versendet. Der Initiator bei diesem Prozess ist dabei immer der Schüler selbst. Den Endzustand stellt die genehmigte oder abgelehnte Absenz dar. Inputs werden dabei mindestens vom Lehrgeschäft und, im Fall von unter 18-jährigen, auch von den Eltern des Schülers verwendet.

Leider funktioniert dies nur für Absenzen und nicht bei Dispensationen. Bei Dispensationen muss man immer noch zuerst bei der Lehrfirma eine Unterschrift hohlen, begründen und dann physisch beim Schulsekretariat vorbei. Diesen Geschäftsprozess finde ich höchst ineffizient.